Offre d'emploi
VERY UP

Qui sommes-nous ?

À la House Of Learning (HoL), nous réinventons la formation – de la conception au déploiement – pour la rendre plus efficiente et engageante, au travers de deux sociétés :

• Very Up, notre cabinet de conseil innovant qui conçoit, produit et déploie des parcours de formation sur-mesure à impact (48 collaborateur·trice·s – 5,5 M € de CA en 2024).

• Teach Up, notre EdTech, qui permet aux entreprises de créer facilement des formations engageantes grâce à l’Adaptive Learning (29 collaborateur·trice·s – +2,3 M € d’ARR en 2024).

Nous recrutons aujourd’hui un·e Assistant·e Administratif·ve & Formation en CDI à partir de septembre 2025 pour travailler sur les deux entités du groupe.

Vous serez rattaché·e à l’entité Very Up, sous la responsabilité d’Esther, Directrice Générale Adjointe, et travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe siège ainsi qu’avec l’équipe en charge de Qualiopi.

Descriptif du poste

Pourquoi ce poste et quel en sera le quotidien ?

Dans un contexte de croissance (de nouveaux clients et notre activité formation qui s’intensifie avec le maintien de la certification Qualiopi qui exige toujours plus de rigueur), vous êtes un maillon essentiel de la fluidité interne sur trois volets clés :

1. Gestion de la facturation & des encaissements (≈ 40 %* de votre temps)

a. Suivre les ventes et vérifier la complétude des pièces contractuelles.

b. Établir et envoyer les factures dans les temps, pour Very Up et Teach Up.

c. Suivre les règlements, relancer les clients avec diplomatie et participer aux contrôles comptables.

2. Administration de projets de formation & Qualiopi (≈ 30 %*)

a. Participer aux réunions de lancement projet et clarifier les responsabilités Qualiopi avec les clients et le chef de projet chez Very Up.

b. Planifier les sessions, coordonner le staffing des formateur·trice·s, préparer et envoyer les supports administratifs.

c. Après chaque session : récupérer les documents, mettre à jour l’outil de

gestion de projet, analyser les écarts pré/post, rédiger les attestations et contribuer au suivi qualité.

3. Office Management & projets transverses (≈ 30 %*)

a. Accueillir les visiteurs, gérer le courrier et participer à l’organisation des bureaux de Lyon et Paris en collaboration avec notre Office Manager.

b. Soutenir l’équipe sur des projets de transformation (RSE, automatisation de process, événementiel interne…).

*Les pourcentages varient selon les périodes et l’activité.

Ce qui fait la singularité de ce poste ?

- Impact direct : votre travail permet de faciliter la collaboration avec les clients et les équipes, assure des formations fluides et sans accroc et améliore l’expérience des apprenant·e·s et des formateur·trice·s.

- Clarté & diversité : vous intervenez sur les aspects administratif (facturation, suivi clients…), sur la coordination logistique des formations et sur le pilotage de la qualité (Qualiopi…).

- Accompagnement bienveillant : programme d’intégration de 9 semaines, buddy dédié, esprit d’équipe fort.

- Flexibilité : télétravail jusqu’à 2 jours / semaine confiance et autonomie sur l’organisation du temps.

- Avantages concrets : carte Swile, mutuelle, prime vélo, prime vacances, bureaux lumineux au centre-ville, Comité du Fun (déjeuners, afterworks, séminaires…).

Profil recherché

Si vous répondez « oui » aux questions ci-dessous, rencontrons-nous !

• Vous disposez d’une expérience dans l’administration, idéalement en environnement formation ?

• Vous aimez les tâches qui réclament rigueur et organisation ?

• Votre entourage salue votre proactivité et votre sens du service client ?

• Vous maniez Excel, Word et les outils de gestion avec aisance et apprenez vite de nouveaux logiciels ?

• Vous souhaitez rejoindre une structure en croissance où vous pourrez être force de proposition ?

Vos atouts clés (Must Have)

• Maîtrise des outils bureautiques & de facturation.

• Excellente expression écrite et orale en français.

• Gestion rigoureuse des priorités et respect des délais.

• Sens aigu du détail et confidentialité.

• Capacité à coordonner plusieurs interlocuteur·trice·s.

Les “Plus” (Nice to Have)

• Connaissance du référentiel Qualiopi.

• Utilisation de l’outil Monday

Ici on va parler de tout ce qui se termine par « ion » :

localisation, rémunération et évolution.

1. Poste basé à Lyon, en centre-ville et proche des transports en commun (métro Cordeliers).

2. Poste en CDI3. Rémunération entre 28 k et 34 k€ package (en fonction de la séniorité / l’expertise / les compétences)

4. Télétravail intégré dans notre vie d’équipe (2 jours par semaine)

5. Évolutions possibles et nombreuses dans un groupe en forte croissance. Notre croissance est porteuse d’opportunités : nouveaux rôles et responsabilités transverses, mobilités fonctionnelles et managériales, nous accompagnons chacun dans l’écriture de son plan de développement.

Accessibilité & inclusion

Very Up et Teach Up sont handi-accueillantes. Nous adaptons le poste et l’environnement de travail aux besoins de chacun·e. Nous sommes à votre écoute pour l’évoquer dans le cadre du processus de recrutement.

Le poste de travail

Espace de travail : bureau fixe très lumineux composé de 4 personnes au total, avec un accès ascenseur. Le bureau est situé proche de l’entrée.

Processus de recrutement

1. Échange téléphonique avec Vanessa, recruteuse (30 min) – comprendre les motivations & le projet professionnel.

2. Entretien soft skills avec Vanessa (60 min) - clarifier le poste et l’environnement.

3. Entretien métier avec Esther, manager (75 min) - faire connaissance et préciser les missions et la collaboration.

4. Cas pratique à réaliser chez soi (2 heures maximum) - évaluer les compétences sur le poste à pourvoir.

5. Entretien final avec Nicolas, CEO & Fanette, Office Manager (75 min) - partager un feedback du cas pratique et se projeter mutuellement.

Notre objectif : un process transparent, respectueux et à l’écoute, adaptable à vos besoins, finalisé en moins de 4 semaines.