Offre d'emploi
Inria

Contexte et atouts du poste : 
Positionné(e) au coeur des équipes de recherche (équipes communes avec d’autres organismes),
l’assistant.e assure une mission d’assistanat de proximité polyvalente, à l’interface entre les scientifiques
et les services support d’Inria et de ses partenaires. Il/elle facilite le fonctionnement d’une ou plusieurs équipes de recherche.
Il/elle sera placée sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service des assistantes
d’équipes de recherche du centre de Nancy et sous la responsabilité fonctionnelle des responsables d’équipes-projets. Il/elle participe à la vie du service.
Mission confiée : 
Vous apportez conseil et aide à la gestion dans les domaines budgétaire, financier, RH, communication et affaires générales, en garantissant le respect des procédures.Envie d’en savoir plus ? Découvrez le métier en vidéo
Principales activités : 
Coordination administrative et assistance aux équipes : conseiller les chercheurs.ses sur les procédures à mettre en oeuvre, les accompagner pour la prise en main des différents outils, planifier et organiser les activités administratives, contribuer à la qualité et au respect des délais, gérer les aléas et les priorités.
Suivre et analyser des différents budgets alloués aux équipes de recherche dans un contexte annuel et pluri-annuel en jouant un rôle d'alerte et de conseil auprès des responsables d’équipe, suivre l'exécution des budgets, établir les bons de commandes et constater le service fait.
Gérer les déplacements professionnels des agents et des invités.
Participer aux processus de recrutement et d'accueil des nouveaux membres des équipes de recherche (initier les dossiers des personnels non permanents rémunérés et gratifiés, préparer l'arrivée et l’intégration des nouveaux entrants), informer et orienter les personnels de l'équipe dans leurs démarches RH, mettre à jour l’outil de gestion ressources humaines pour les personnels non rémunérés, initier les demandes d’autorisation FSD (Fonctionnaire Sécurité Défense) et en assurer le suivi.
Organiser les événements scientifiques interne ou externe, mettre à jour les sites Web et intranet.

Compétences : 
Votre maîtrise des outils bureautiques ainsi que votre aisance avec les logiciels de gestion vous permettront de répondre aux attentes et aux besoins des équipes de recherche dont vous aurez la coordination administrative.
Votre connaissance de l'environnement de la recherche et de la fonction publique sera un atout supplémentaire lors de votre prise de poste.La maitrise de la langue anglais (niveauB1/B2) est souhaitée.
Savoir-faire : 
- Faire preuve de rigueur et de fiabilité dans la mise en oeuvre des procédures
- Savoir planifier et respecter les délais
- Savoir évaluer et hiérarchiser les besoins et les priorités
- Travailler en équipe
- Savoir rédiger (notes, comptes-rendus, courrier) et relayer les informations aux équipes
Savoir-être : 
- Faire preuve d’écoute et de sens du service
- Être autonome, proactif-ve et réactif-ve
- Savoir mettre en oeuvre une communication et une posture adaptées aux différents interlocuteurs et situations
- Respecter la confidentialité
- Débutant accepté.
Avantages : 
- Restauration subventionnée
- Transports publics remboursés partiellement
- Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
- Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
- Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
- Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des oeuvres sociales d'Inria)
- Accès à la formation professionnelle
- Mutuelle (forfait sous conditions)