Offre d'emploi
INRIA
Assistant.e de service
Accessibilité des locaux
Proximité de moyens de transport Possibilité de parkings accessibles Accès en fauteuil roulant (PMR) Ascenseur Ouverture de porte automatique Main courante Accès aux handicap moteur Sanitaires / Toilettes aménagés Signalétique présente et adaptéeActions inclusives
Personnel sensibilisé au handicap Encadrants sensibilisés au handicap Recruteurs sensibilisés au handicap Achats de prestation au secteur protégé et adapté Politique de soutien aux aidants Communication & sensibilisation aux handicaps en interne Formations sur les questions du handicap Référent handicap présentInformations sur le poste
Pauses méridienne (midi) Travail assis Capacité de mémorisation Capacité de concentration Tolérance à la luminosité artificielle Travail en groupe (bureau collectif, open space)Avantages candidats
Chèques emploi service universel (Cesu) Comité d'entreprise Espaces détente accessible Espaces repas accessibles Forfait mobilité durable Place de parking handicap Poste de travail modulable Réductions sur Les Produits/Services Télétravail partiel possibleCette offre vous intéresse ?
Descriptif de l'offre
Le poste est rattaché à la Direction du Centre. L'assistante de service exerce ses missions au sein du pôle des assistantes de service du centre Inria de Saclay sous l'autorité hiérarchique de la déléguée à l'administration.
L’assistant(e) de service(s) apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services. Il (elle) contribue à l’organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines. Il (elle) facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs.
Secrétariat :
- Organiser les déplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,).
- Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs. Analyser les données. Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.
Organisation et gestion administrative auprès des services de son périmètre :
- Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, …
- Contribuer à l’élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (respect des marchés, saisie des demandes d’achats et réception, approvisionnement en fournitures).
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services, voire à des activités de support à la direction par délégation.
- Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique,).
Compétences :
Savoir-faire
- Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie)
- S’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / du service
- Planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers et projets. Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Mettre en œuvre les techniques de reporting. Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord. Mettre en œuvre les techniques budgétaires
- Appliquer les procédures administratives
- Constituer un fond documentaire et un réseau d’interlocuteurs
Savoir-être
- Etre disponible et à l’écoute
- Etre ouvert(e) aux autres et aux changements (savoir s’adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement,…)
- Etre autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités)
- Travailler en équipe.
- Etre rigoureux(se)
- Respecter la confidentialité
- Faire preuve de créativité et être force de proposition
